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会前准备工作复杂、耗时、低效、浪费纸张、成本高，与节能环保理念相去甚远。会议中有很多设备，会议效率低且繁琐。会后数据统计难度大、费时费力，数据的性和完整性难以保证。传统的会议模式存在效率低、适应性差、表达形式单设备操作复杂、资源浪费严重、等问题。传统意义上的智能会议室系统。包括投影仪、视频/电话会议终端、电子白板和许多其他设备。
语言和音乐所要求的混响是不同的，为有高的语言清晰度，要求混响短，为使音乐丰满，又要求混响较长。音视频系统设计主要包括建声设计和电声设计。这是性很强的两个技术领域的设计，建声为基础，电声为条件，相辅相成，互相弥补，缺一不可。本方案的设计管在电声系统设计，但设计的首要条件是设定出一个良好的建声环境。
而在过去传统的会议中，会遇到以下问题：会议前：单位会议管理人员准备会议时十分繁杂、耗时耗工、效率低下;纸张浪费、成本高、与节能环保理念相差甚远。会议中：会议室内设备众多、导致会议开展效率低下、操作繁琐;会议文件资料共享性差、无法实时同步更新会议资料。会议后：会议结束后单位会议管理人员统计数据困难、耗时耗工;数据性、完整性难以保障;会议资料材料需保密处理、销毁处理工作量大。
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pdf。电子白板：支持个人使用与交互使用，支持多人同时共享在同一白板上书画，支持白板存档、载入，支持将白板内容同步到投影仪。文件上传：无纸化会议终端面板带usb接口，可读取u盘文件并上传至后台主机。表决：会议标题、选项、说明、类型，会议过程中一键启动表决。支持终端将实时结果输出到大屏幕。
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